CSO 업무에서 가장 많이 하는 실수 4가지와 예방법

얼마 전에 CSO를 막 시작한 분이 상담을 요청해 오셨어요. 영업은 열심히 했는데 정산이 하나도 안 나왔다고요. 이야기를 들어보니 병원 필터링 확인을 건너뛴 게 화근이었더라고요. 중복 거래로 처리되어 한 달 실적이 통째로 날아간 거였어요. 이런 상황, 생각보다 CSO 업무 현장에서 정말 자주 있는 일이에요.

처음에는 누구나 실수를 해요. 근데요, 알고도 반복하면 그건 실력 문제가 아니라 루틴 문제예요. CSO 업무 특성상 실수 한 번이 한 달 수입과 직결되기 때문에, 어떤 실수가 잦은지 먼저 파악해 두는 게 중요하더라고요.

가장 먼저 짚을 건 병원 중복 확인 누락이에요. 필터링 단계에서 해당 병의원에 이미 다른 담당자가 배정되어 있는지 반드시 체크해야 하는데, 마음이 급하면 이 과정을 건너뛰게 돼요. 결과는 단순해요. 실적이 중복 거래로 처리되어 전혀 인정받지 못하는 거예요. 영업 시작 전에 필터링 확인부터 하는 습관, 이게 CSO 업무의 기본이에요.

이어서 제품 코드 입력 오류예요. 품목코드·보험코드·단가 중 하나라도 잘못 입력하면 EDI 통계에 해당 처방이 아예 잡히지 않거든요. (이건 진짜 중요해요.) 통계 누락은 곧 실적 누락이고, 정산도 당연히 빠지죠. 셋팅 완료 후 한 번만 더 검토하는 시간을 꼭 가지세요.

그다음으로 문전약국 조제 자료에서 병원명이 누락되는 경우예요. 약국에서 조제한 내역으로 실적을 증빙하는데, 어느 병원 처방인지가 기재되어 있지 않으면 제약사에서 실적을 인정해 주지 않아요. 약국 쪽 기재 누락인 경우가 많아서, 매월 통계를 받을 때 병원명이 정확히 들어가 있는지 반드시 확인하셔야 해요.

솔직히 이게 현실이에요.

끝으로 세금계산서 발행일 오류예요. 작성일자를 실제 발행 당일이 아닌 다른 날짜로 입력하면 제약사에서 정산을 보류해요. 세금계산서는 발행하는 그날 날짜로 작성해야 하고, 소급 발행은 반드시 피해야 한답니다. 이 부분에서 의외로 베테랑 CSO분들도 실수를 하시더라고요.

혹시 이 네 가지 중에 이미 한 번쯤 경험하신 게 있으신가요? 경험해 봤다면, 지금부터 루틴을 바꿀 좋은 타이밍이에요. 매월 필터링 확인 → 셋팅 검증 → 통계 병원명 확인 → 세금계산서 발행일 확인, 이 네 가지를 체크리스트로 만들어 두고 매달 첫날에 돌려보세요. CSO 업무에서 생기는 대부분의 실수는 이 루틴 하나로 막을 수 있거든요. 한 번 습관으로 만들어두면 금방 몸에 배요.

관련해서 CSO 정산 오류 대처법도 참고해 보시면 도움이 될 거예요.

신규 병원·프로모션·품절약 데이터, CSO 파트너스가 도와드릴게요.