CSO 지출보고서란 무엇인가, 제품설명회 안 해도 작성하는 이유

"제품설명회를 안 했는데 CSO 지출보고서를 왜 써요?" 처음 이 제도를 접한 분들이 거의 빠짐없이 던지는 질문이에요. 사실 저도 처음엔 이게 헷갈려서 한참을 끙끙댔거든요. 그만큼 현장에서 가장 많이 오해가 쌓이는 지점 중 하나죠.

결론부터 말하면, 활동을 했든 안 했든 CSO 지출보고서는 작성 자체가 의무입니다. 왜 그런지, 안 쓰면 어떻게 되는지 차근차근 풀어볼게요.

먼저 지출보고서가 정확히 뭔지부터 짚고 가야 해요. 쉽게 말하면 "누구에게, 언제, 어떤 목적으로, 무엇을, 얼마만큼 제공했는지"를 투명하게 남기는 기록 문서예요. 의약품 거래에서 어떤 경제적 이익이 오갔는지를 한눈에 들여다볼 수 있게 만드는 장치라고 보시면 돼요.

이게 왜 필요할까요. 근거는 약사법 제47조2항에 있어요. 의약품 거래의 투명성을 확보하기 위한 규정인데, 원래 미국의 Sunshine Act를 벤치마킹해서 들여온 제도더라고요. 국내에서는 2018년부터 시행됐어요. 처음에는 제약사에만 작성 의무가 있었는데, 2021년부터는 CSO도 직접 작성해야 하는 의무가 생겼죠. 그리고 2024년 10월 CSO 신고제가 시행되면서 작성과 관리 책임이 한층 더 무거워진 상태예요.

여기서 많은 분들이 멈칫해요. "나는 제품설명회를 한 적이 없으니까 지출보고서는 나랑 상관없겠지" 하는 거죠. 혹시 지금 그렇게 생각하고 계신 건 아닌가요?

솔직히 이 오해, 현장에서 정말 자주 봐요. 그런데 지출보고서는 특정 활동을 했을 때만 쓰는 문서가 아니에요. 해당 회계연도에 지출 내역이 있든 없든, 작성 그 자체가 의무인 서류거든요. 제출 시점은 회계연도 종료 후 3개월 이내이고, 심평원 지출보고서 관리시스템을 통해 온라인으로 내게 돼요.

왜 이런 구조일까요. 제도의 취지가 '의약품 거래 투명성'이기 때문이에요. 조금 의외일 수 있는데, "활동이 없었다"는 사실 그 자체도 보고의 대상이에요. 지출이 없었으면 없었다고 기록을 남기는 것, 그게 핵심이죠. 빈칸을 채워 넣는 게 아니라, 빈칸이라는 사실을 증명하는 거라고 이해하면 편해요.

이 부분이 진짜 중요해요.

기록을 누락하면 단순히 "깜빡했네" 하고 넘어갈 일이 아니거든요. 시정명령은 기본이고, 심한 경우에는 1년 이하 징역이나 1천만원 이하 벌금까지 갈 수 있어요. 게다가 이건 리베이트 처벌과는 별개로 추가 처벌이 가능하다는 점, 이 대목은 꼭 머릿속에 새겨두셔야 합니다. 영업은 깔끔하게 했는데 행정 한 줄 빠뜨려서 발목 잡히는 경우, 생각보다 흔해요.

참, 하나 더 말씀드리면요.

처음 CSO를 시작하면 아무래도 영업 자체에 온 신경이 쏠리잖아요. 그러다 보니 이런 행정 의무를 슬그머니 놓치기 쉬워요. 문제는 지출보고서가 한 번 누락되면 나중에 수습하기가 훨씬 까다롭다는 점이에요. 그러니 부담스럽게만 보지 마시고, 구조를 한 번만 제대로 이해해 두세요. 매년 반복되는 절차라서, 첫 해만 감을 잡으면 그다음부터는 익숙해지거든요.

오늘 내용을 한 줄로 정리하면 이래요. 제품설명회를 했든 안 했든, CSO 지출보고서는 회계연도마다 작성·제출하는 게 의무다. 이 한 문장만 기억하셔도 큰 실수는 피하실 수 있어요.

다음 글에서는 지출보고서의 6가지 유형과, 그중 CSO에게 실제로 해당되는 항목이 뭔지를 구체적으로 짚어드릴게요. CSO 신고제와 지출보고서의 연결고리가 궁금하셨던 분이라면 이 블로그의 관련 글도 함께 보시면 그림이 더 선명해질 거예요.

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